Telefoni

Med tjänsten telefoni menas paketerade funktioner för tal mellan två eller flera parter via ett kommunikationsnät och med tilläggsfunktioner för bild och dataöverföring. Funktioner kan användas var för sig eller tillsammans så att kommunikationen blir optimal vid varje tillfälle.

Nuläges- och behovsanalys

Upphandling av Telefoni behöver belysa nuläges- och behovsanalys inom ett flertal olika områden, varav vi har sammanställt några exempel enligt nedan.

Personalens arbetstid

Personalens arbetstid för att lära sig ett nytt telefonisystem kan i sämsta fall bli den dyraste kostnaden vid byte av telefoniplattform för större verksamheter med många medarbetare. Mot denna bakgrund så är det viktigt att försöka ta vara på intrimmade rutiner från befintlig telefoniplattform som har fungerat bra under en längre tid.

En ny telefoniplattform kan oftast anpassas genom kompletterande programmering så att behovet av förändringar i upparbetade rutiner minimeras, vilket kan ge stora besparingar i tid för utbildning och intrimning av nya rutiner för verksamhetens personal.

Bifoga komplett användarinstruktion för nuvarande telefoniplattform i upphandlingsunderlaget och efterfråga vilka funktioner som kan återskapas med ett minimum av förändringar i en ny telefoniplattform. Nya funktioner kan därefter aktiveras successivt i det tempo och med den prioritering som verksamheten och dess personal själva väljer efter införandet av en ny telefoniplattform.

Befintliga systemtelefoner

Befintliga systemtelefoner kan också bli en stor kostnad att byta, trots att flertalet befintliga systemtelefoner oftast går att återanvända 10-tals år framöver i en ny telefoniplattform genom kompletterande programmering och DTA (Digital Telefoni Adapter). Fördelen blir att befintliga systemtelefoner kan stå kvar orörd på alla skrivbord med samma eller motsvarande funktion.

Detta minskar både ledtid och arbetstid vid införandet av ny telefoniplattform. Även slitage på miljön minskas genom återanvändning av fungerande telefoner istället för onödigt byte till nya telefoner. Krav på LAN kan också reduceras för de befintliga telefoner som återanvänder befintlig teletråd istället för LAN uttag med tillhörande krav på kvalitetssäkring (QoS).

Gränslös integration

Gränslös integration mellan fast och mobil telefon samt telefonifunktioner i datorarbetsplats är ett krav på en modern telefonilösning.

Integrationen är viktig eftersom många användare både föredrar att kunna välja eller växla mellan mobil och fast telefoni, samt kan arbeta mer effektivt om man har tillgång till både mobil och fast telefon med telefonifunktioner via datorarbetsplatsen. Verksamhetens effektivitet ökar i normalfallet kraftigt med denna valfrihet.

Integrationen ställer mycket större krav på centralisering, dels för att personalen skall kunna nå alla tjänster från valfritt plats, dels för att verksamheten då kan dra nytta av synergier med centraliserad drift för integration av IT och Telefoni. För avrop eller upphandling så är det särskilt viktigt att klarlägga behov av integration med verksamhetens övriga stödsystem.

UC (Unified Communications)

UC är ett samlingsnamn för en bredare integration av moderna funktioner för telefoni, video och datatjänster som exempelvis presence (nåbarhet och hänvisningsstatus i realtid), chatt, skicka SMS från datorn, skypesamtal via mjukarutelefon på dator (både ut och in), videokonferens med kalenderbokning, delning av datorskärm för visning av dokument etcetera. UC behöver fungera på samma eller likartat sätt i ett brett utbud av enheter och operativsystem som exempelvis mobiltelefon med Android, Iphone, Windows Phone, Ipad, Tablet PC, PC och MAC.

Automatisk loggning

Automatisk loggning av alla telefonisamtal i kontaktregister som exempelvis Outlook/Exchange, CRM (Customer Relation Management) eller motsvarande system underlättar uppföljning och dokumentation av verksamhetens löpande kontakter och arbete på samma sätt som alla e-post meddelanden sparas automatiskt. Nivån av loggning kan väljas från enkel händelse med telefonnummer och tid, till komplett inspelning och indexering av ljudfil (se mer om systemstöd för behörighetskontroll, moral och etik för inspelning av samtal under Kontaktcenter).

Mobil telefoni

Mobil telefoni används idag av nästan alla yrkesverksamma personer. Men det är fortfarande vanligt att medarbetare har en privat mobiltelefon trots att samma mobiltelefon borde kunna användas för både tjänst och privat bruk med enkla funktioner för att separera tjänstesamtal och privatsamtal. Om onödiga extra mobiltelefoner kan gallras bort så minskas både totalkostnaden och onödigt slitage på miljön.

MDM (Mobile Device Management)

MDM säkerställer enhetlig programvara på alla mobiltelefoner, samt att en förlorad mobiltelefon kan ersättas inom en arbetsdag med motsvarande konfiguration som den förlorade telefonen. Funktionen bör kompletteras med tjänster för användarsupport och reparationer samt säker radering med intyg för mobiltelefoner som avvecklas.

Rapportsystem

Rapportsystem för verksamhetens dagliga rutiner kan oftast förenklas med hjälp av moderna mobiltelefoner som alltid följer med medarbetarna. Om mobiltelefon väljs med lämplig grafik så kan rapportfunktionerna nå motsvarande funktion som PDA (Personal Digital Assistant) eller en datorarbetsplats.

Lokala basstationer

Lokala basstationer för mobiltelefoni kan ge bättre innomhus täckning och bättre kapacitet för datatjänster. Detta är särskilt viktigt i personaltäta arbetsplatser där det kan finnas 100-tals medarbetare inom samma byggnad.

Oktober 2012 så tog PTS (Post och Telestyrelsen) beslutet att frigöra 1,8 MHz licensfritt frekvensspektrum inom 1800 MHz-bandet för mobil innomhus täckning och PTS bereder en utökning till 5 MHz (se PTS faktablad).

Då frekvensutrymmet är begränsat så bör detta användas för röstsamtal med GSM (2G) som är den teknik som ger bäst samtalskvalitet. Mobil datatrafik innomhus sköts bäst av WLAN täckning, men förutsätter då mobiltelefoner som har WLAN funktion.

Verksamheter som har krav på robust funktion i kris har bättre möjligheter att bibehålla funktionen på mobil telefoni i egna lokala basstationer vid längre strömavbrott där batterierna i nationella basstationer inte räcker till eller sätts ur funktion av andra skäl.

Lokala växelfunktioner

Lokala växelfunktioner med full redundans som kan fungera autonomt vid krislägen där externa förbindelser inte fungerar kan ha stor betydelse för verksamheter som har krav på robust funktion i krislägen.

Lokala växelfunktioner kan också vid behov anslutas mot FTN (Försvarets TeleNät) och/eller Rakel.

Om man enbart använder central växelfunktion så fungerar inte samtal mellan telefoner inom verksamheten om kontakten bryts med centrala växelfunktioner. Kombineras lokala växelfunktioner med centraliserade växelfunktioner så uppnås både bättre driftsäkerhet (lokal och central växelfunktion blir backup för varandra) och ökad effektivitet i driften genom samtidig central samordning av drift för många kunder.