Digitala Möten

Med digitala möten avses tjänster med videokonferenssystem och utrustning för möten med ljud och bild mellan alla deltagare med god kvalitet.

Nuläges- och behovsanalys

Enkelhet för verksamhetens personal att använda tjänster för digitala möten med hög kvalitet utan särskild utbildning eller ständig assistans av teknisk personal är sannolikt det viktigaste och mest fundamentala kravet för att digitala möten skall kunna bidra effektivt till verksamhetens utveckling. Det skall inte vara svårare att starta ett digitalt möte än att ringa ett telefonsamtal.

Utvecklings- och besparingseffekter för verksamheten är framför allt minskade ledtider för möten, samt minskad restid som sparar både arbetstid och miljö genom minskade utsläpp för drivmedel till resor som kan undvikas.

Riiktigt stora vinsteffekter uppnås när dagliga externa kontakter i större volym kan skötas effektivt och med hög kvalitet över digitala möten. Exempelvis för daglig uppföljning av vårdtagare i hem för äldrevård, eftervård och rehabiliterng.

Mötesrum

Layout för placering av deltagare, kameror och mikrofoner behöver planeras noga för alla rum som skall användas för digitala möten. Ljussättning, färgval och ljuddämpning är också viktiga egenskaper för att säkerställa en god kvalitet i det digitala mötet.

Upphandlingsunderlag för digitala möten behöver inkludera en noggrann beskrivning av alla mötesrum med antalet deltagare per mötesrum, samt måttsatt ritning som visar väggar, dörrar, fönster och nuvarande möblering, samt takhöjd och beskrivning av eventuellt ljuddämpande undertak med material och nedsänkningshöjd.

Nuvarande belysning behöver beskrivas för varje mötesrum med måttsatt ritning, typ av belysning (fabrikat och modell) samt ljuseffekt.

Digitala färgfoton av hög kvalitet behövs som visar alla väggar, dörrar och fönster med befintliga möbler, samt tak och belysning.

Antal deltagare

Antalet mötesrum och antalet deltagare per mötesrum som skall kunna delta samtidigt i digitala möten behöver beskrivas i detalj i ett förfrågningsunderlag för avrop eller upphandling, exempelvis genom beskrivning av de vanligast förekommande typerna av mötescenarion som verksamheten har behov av. Beroende på antalet typer och komplexitet så kan det finnas anledning att ställa krav på att leverantören programmerar och trimmar in de vanligt förekommande mötesscenarion i mallar som enkelt kan väljas av verksamhetens personal.

Antalet deltagare har stor beydelse för hur man planerar disponering av bildyta så att man kan se och höra övriga deltagare i mötet med god kvalitet, samt för dimensionering av centrala system som sammanställer videoströmmar från alla samtidiga deltagare.

Tilläggsutrustning

Visning av dokument för alla mötesdeltagare med vanligt förekommande presentationsprogram från USB sticka och/eller pappersdokument är en grundläggande funktion som behövs i de flesta digitala möten.

Men en del verksamheter har också behov av att kunna visa upp information från andra system för övriga mötesdeltagare, exempelvis externa videokameror i verksamheten eller mätinstrument för sjukvård eller laboratorieverksamhet. Om verksamheten har sådana behov så är det viktigt att förfrågningsunderlaget för avrop eller upphandling tydligt beskriver sådana behov med fabrikat och modell för externa system, samt namn, e-post och telefon till ansvarig leverantör som kan assistera med mer teknisk information om hur sådan signal kan anslutas för visning i systemet för digitala möten.

Dokumentation och publicering

Eftersom digitala möten blir enkla att spela in, så kan det vara värdefullt för verksamheten att använda inspelningsfunktioner för dokumentation av möten, samt i vissa fall för att kunna sända kopia av mötet till medarbare som inte kunde delta i mötet.

Offentliga möten som exempelvis politisk ledning av kommuner, landsting eller statliga verk är exempel på möten där det kan vara av särskilt stort värde att "sända" bild och ljud från sådana möten med hög kvalitet i realtid över Internet, för att underlätta bättre insyn från allmänheten. Om verksamheten har sådana behöv så är det viktigt att förfrågningsunderlaget för avrop eller upphandling tydligt anger krav på kvalitet, samt antalet samtiga användare över Internet, så att tjänsterna för streaming över Internet dimensioneras med tillräcklig kapacitet.

Distansundervisning

Skolverket uppskattade den genomsnittliga skolskjutskostnaden per elev till ca 47.000 kr i Uppsala Län år 2008. Verklig kostnad är i praktiken mycket högre för de elever som använder skolskjuts eftersom merparten av eleverna inte använder skolskjuts.

Mot denna bakgrund så kan det finnas starka skäl till att undersöka om kostnaderna för skolskjuts kan minskas genom utplacering av system för distansundervisning med hög kvalitet i mindre samhällen (exempelvis nedlagda byskolor).

Detta innebär dessutom att eleverna kan stanna kvar i anslutning till hemmet och sparar stora mängder restid. Miljöbesparingarna i minskningen av drivmedelsförbrukning är antagligen också mycket omfattande då skolskjuts har mycket stor omfattning i merparten av Sveriges kommuner.

Telemedicin och hemsjukvård

Telemedicin och hemsjukvård med tjänster för digitala möten kan kanske bidra till att människor som är på väg in i vårdapparaten kan bo kvar längre hemma med medicinsk trygghet.

Vårdboende kostar idag strax under 200.000 kr per person och år för Sveriges kommuner. Enklare eftervård inom landstinget kostar gissningsvis ca 8 - 12.000 kr per dygn och sjukhusbädd för landstinget. Både kommuner och landsting har därmed mycket starka skäl för att undersöka vilka vårdfall som kan skötas med medicinsk trygghet på distans med system för digitala möten och datakommunikation. Ekonomiskt så kan det vara fråga om mångmiljardbelopp i besparade skattemedel per år, samtidigt som det finns mycket goda möjligheter till att öka vård- och levnadskvalitet för vårdtagaren.

Funktioner för trygghetslarm med tillhörande insamling av information om lokalisering (GPS utomhus och kamera innomhus) samt hälsoparametrar med överföring av mätinformation och gränsvärdeslarm är exempel på integration med området datakommunikation och telefoni.

För avrop eller upphandling av tjänster för digitala möten med tilläggsfunktioner inom datakommunikation för telemedicin och hemsjukvård så är det sannolikt fråga om ett omfattande integrationsarbete med tillhörande kompletterande systemutveckling som behöver betydligt mera tid för både upphandling och leverans jämfört med standardtjänster som inte har samma integrationsbehov.

Då sådan upphandling av ser funktioner för medicinsk trygghet i vården så ställs särskilt höga krav på kvalitet och kvalitetssäkring. Mot denna bakgrund så är det särskilt viktigt att sådana avrop eller upphandlingar har en rimlig tidsplan och ställer tydliga och kontrollerbara krav på kvalitet som kan kontrolleras vid upphandling och löpande under avtalstiden.